中小企業のDXが進まない本当の理由は「ツール」ではない

「いいツールを入れたのに、誰も使っていない」「Excelのほうが早いと言われる」と、あなたの会社でも同じことが起きていませんか。ツールの選択ミスだと思って次の製品を探し始めるケースはよくありますが、DXが進まない本当の原因は、ほとんどの場合ツールではありません。

IT導入が現場に定着しない本当の原因

DXに取り組んでいる中小企業の経営者から、「kintone（サイボウズ社が提供するクラウド型業務アプリ構築ツール）を入れたけれど現場が使ってくれない」「Excelのほうが早いと言われる」と相談されることがあります。ツールへの不満に聞こえますが、もう一段掘り下げると共通するパターンが見えてきます。

ある塗装業の会社では、kintoneを導入したものの、現場で定着しませんでした。やりたい機能を盛り込みすぎたために操作が複雑になり、かえって手間が増えていたのです。

そんなとき、私たちにご相談をいただきました。お話を聞いていくと、これまでの業務の流れをそのままシステムに移そうとしていたことがわかりました。そこで、今のやり方をそのまま移すのではなく、運用そのものを設計し直し、その新しい運用に合わせてkintoneのアプリを組み直しました。

導入した直後は、これまでのやり方のまま使おうとして「使えない」と声も上がりましたが、整理し直した運用フローと、その流れに沿った使い方をひとつずつ説明すると、現場も少しずつ使ってくれるようになりました。やがてこのシステムは現場に定着し、いまでは関連会社にも同じ仕組みが広がっています。

DXが進まない会社の多くで、「ツールを入れること」がゴールになっています。現場が使えるかどうかは、後回しになっていることも多いです。

中小企業のDX推進でよく見られる判断ミスは、次の3つです。

一つ目は、「何のためにデジタル化するのか」より先に「どのツールを使うか」を決めてしまうことです。ITの知識がない中で検討が始まると、どうしてもツールの比較表を眺めることになります。でも、ツールを選ぶ前に「何に困っているか」を整理する方が、大事です。

二つ目は、現場スタッフを最初から関わらせないことです。経営者や幹部だけで決めたシステムは、現場からすれば「上から押しつけられたもの」になります。抵抗が生まれるのは使いにくいからではなく、「自分たちのことを考えて決めてくれていない」と感じるからです。

三つ目は、導入後のサポート体制を考えていないことです。どんなツールでも、運用が始まると、必ず疑問や想定外の使い方が出てきます。そのときに相談できる相手がいないと、現場は元の方法に戻ります。

支援に入るとき、最初にするのはツールの提案ではありません。「なぜそれが必要なのか」「誰がいつどう使うのか」を必ず聞くことから始めます。

この問いを先に聞くのには理由があります。要望された機能が本当に必要なものかどうか、ヒアリングをしてみると変わることが多いからです。「言われた通りに作ったのに、お客様から厳しい指摘を受けた」という経験から、「最初に聞いておけばよかった」という学習が全員に染みついています。

「納品した日が終わりではなく、現場が回り始めた日がゴールです」と考えています。システムを渡して終わりにするのではなく、運用テストもデータ移行も本番稼働後の確認も、伴走します。

顧客継続率が90%以上という数字は、この考え方の結果だと思っています。技術的に優れているからではなく、「現場が動くまで責任を持つ」姿勢を貫いているからです。

DXに取り組もうとしている、あるいはうまくいっていない場合は、ツールを見直す前に「誰がいつどう使うかが決まっているか」を確認してみてください。そこが整っていなければ、どんなツールに変えても、現場には定着しません。

DXがうまくいっている中小企業は、ツール選びが上手なのではなく、「誰がいつどう使うか」が先に決まっています。逆にDXが定着しない原因はほとんどの場合、導入前の使い方の設計と、導入後に現場が動くかを確認しないことです。「なぜ？」を先に聞き、現場が動くまで離れないのは、そこが一番大事だからです。

もし今、DXが思うように進んでいないと感じているなら、ツールの前に「なぜそれが必要か」「誰がどう使うか」を言葉にすることから始めてみてください。

Q. DXに失敗したのはツールの選択ミスが原因だと思っていますが、そうではないのでしょうか。

A. ツール自体が問題になるケースは少数です。支援してきた案件の経験では、「誰がいつどう使うかを決めずに導入した」「運用フローを変えずにシステムだけ入れた」という理由が大半です。ツールを変える前に、運用の考え方を見直すことで解決するケースが多くあります。

Q. 導入にかかる費用と期間はどのくらいを見ておけばよいですか。

A. 規模や業務内容によりますが、kintone構築サービスの場合は数カ月から始まります。運用が回り始めるまでを含めると6カ月前後が目安になることが多いです。費用は要件次第のため、まず無料相談でご状況をお聞きした上でお伝えしています。

Q. 他のベンダーで失敗した後の相談でも対応してもらえますか。

A. 対応しています。他社での導入がうまくいかなかったケースの相談は、来る案件の中でも一定数あります。現状を有償で分析した上で「このまま維持するか、作り変えるか」を事実ベースで提示します。その結果を他社への相談材料として使っていただいてもかまいません。

Q. ツールの入れ替えを検討しています。新しいツールを選ぶ前にやっておくべきことはありますか。

A. ツールを変える前に「誰がいつどう使うか」を言葉にすることをお勧めします。現状のフローで何がうまくいかないかを整理すると、ツールの問題なのか運用の問題なのかが見えてきます。ツール変更の判断は、その後でするのが確実です。