IT支援を依頼したものの、なかなか理解してもらえない。自社の業務を説明するだけで時間がかかる。そんな経験をしたことがある方も、多いのではないでしょうか。
私たちは、お客様から業務の話がスムーズに進むと言っていただくことがあります。なぜそうした評価をいただけるのか。その理由は、大きく3つあります。
「業務理解が早い」とはどういうことか
「業務理解が早い」と聞くと、話の飲み込みが早いことをイメージされるかもしれません。実際には、それだけではありません。たとえば「この機能をつくってほしい」という要望をいただいたとき、その内容だけでなく、「なぜ必要なのか」「誰がどのような場面で使うのか」といった背景まで理解できている状態だと考えています。
システムを選ぶ際、多くの企業は機能やコストを比較します。もちろんそれも大切ですが、私たちはその前に業務そのものを確認します。現場で無理なく使い続けられるのか。そして導入によって、業務や成果にどのような変化が生まれるのか。システムを導入することではなく、運用が定着することをゴールにしているので、要望を伺った段階から、まずそこを確かめます。
実際の打ち合わせでは
打ち合わせで、「何をつくりたいですか」だけを聞くことはありません。必ず、現在どのような業務の流れになっているのか、その中でどこに課題を感じているのかを確認します。
業務の流れや課題を共有できてから、必要な機能の話に入ります。
業務理解が早いと言われる理由
業務理解の速さは、一つの要因だけで生まれたものではありません。いくつかの積み重ねがありますが、特に大きいのが次の3つです。
要因1 業務設計という共通の考え方がある
最も大きな要因は、業務設計という共通の考え方が社内にあることです。システム導入は、機能や費用の話から始まることが少なくありません。私たちは、その前に業務そのものを理解することを大切にしています。
現在の業務は本当に最適なのか。やり方を変えられる部分はないのか。システムを活用することで新しくできることはないのか。こうした視点から業務を整理し、運用を考えるのが業務設計です。
社内でこの考え方が共有されているので、担当者が変わっても、確認するポイントが大きくぶれることはありません。お客様から業務理解が早いと言っていただけるのは、業務を見る共通の考え方が社内にそろっていることも、理由の一つだと思います。
要因2 さまざまな業界を経験したメンバーがいる
弊社のメンバーは全員中途採用で、製造業、小売業、医療業界など、さまざまな業界での経験を持っています。打ち合わせの中で「以前その業界にいたので、業務の流れがイメージできます」という場面も、少なくありません。
お客様は業務の専門家であり、私たちはシステムの専門家です。だからこそ、お互いが同じイメージを持ちながら会話できる状態を、できるだけ早くつくることが大切になります。前職での経験は、その共通認識づくりを助けてくれます。
もちろん、最初から何でも理解できたわけではありません。社内には「最初は業務もシステムも案件ごとに違っていて、理解に時間がかかった」というメンバーもいます。そうした経験が社内に積み重なり、担当者同士で知識や考え方を共有することで、対応できる範囲も広がってきました。
要因3 失敗から学んできた
システム導入では、「言われた通りにつくったのに、現場で使われなかった」という失敗が起きることもあります。あとから原因をたどると、機能そのものより、誰がどんな場面で使うのかの確認が足りていなかった、というところに行き着くことが少なくありません。
そのたびに「最初に何を確認しておくべきだったのか」を振り返り、次の案件に活かしてきました。設立以来18年、この積み重ねを続けています。一度つまずいた問いは、次からは自然に、最初の確認へ組み込まれていきます。
最初の確認が深くなるのは、特別な才能があるからではありません。うまくいかなかった経験を、その都度かみ砕いてきた結果です。だからこそ、いまでは要望を伺った段階で、どこを掘り下げて聞けばよいかが見えています。こうした積み重ねが、次の案件での確認の深さにつながっています。
「業務理解が早い」は結果にすぎない
私たちが目指しているのは、「業務理解が早い」と評価されることではありません。目的は、お客様の現場が無理なく回り続ける状態をつくることです。そのために、まず業務を深く理解する必要があります。
システムは、導入しただけで成果が出るものではありません。期待する効果を得るには、業務や運用の仕組みまで含めて設計する必要があります。また、どれだけ運用設計を行っても、実際に運用が始まると想定外のことは必ず起こります。そのため、定期的な見直しや、運用に合わせた調整・現場とのすり合わせを継続的に行うことが重要です。だからこそ、現在の業務に加えて、その先の運用や将来の姿まで考えながら設計します。
将来どのように活用され、どのような成果につながるのか。そこまで見据えているから、最初の業務理解に時間をかけています。こうした取り組みの積み重ねが、120社以上のkintone導入支援や顧客継続率90%以上という結果につながっているのだと考えています。
よくある質問
Q. システムを導入すれば、すぐに業務改善できますか。
A. 入れるだけで、すぐに業務が良くなるわけではありません。期待する効果は、自分たちで設計して取りに行くものです。導入の前に、いまの業務を整理し、どう運用すれば成果が出るかを描いておくと、同じシステムでも生まれる価値が大きく変わります。
Q. kintoneを導入したいですが、自社の業務が複雑で説明しきれるか不安です。
A. 説明できなくても大丈夫です。ヒアリングは「業務を全部説明してください」ではなく、「いま一番困っているのは何ですか」から始めます。話しながら業務の流れを一緒に整理することもできるので、事前に資料を揃える必要はありません。まず現状を聞かせてもらう場が最初の一歩です。
Q. 他社でkintoneを導入したものの、使えていない状態です。相談できますか。
A. 相談できます。うまく動かなかった案件では、まず現状を事実ベースで分析します。前のベンダーを批判することはせず、「今の状態を活かすか、作り変えるか」の選択肢を並べます。この分析結果は、他社へのセカンドオピニオンとして使っていただいてもかまいません。
Q. 製造業や建設業など、業種が特殊でも対応できますか。
A. 対応できます。メンバーはさまざまな業界の出身で、前職で身につけた業務の感覚を持ち寄れます。担当する案件が自分の前職と違う業界でも、社内で聞けば誰かがその業界を知っていることが多く、現場の流れを早くつかめます。
