サービス業・愛知県・41人
kintone活用をBPO業務において拡大！
クライアントとの情報共有をスムーズに！
データセレクト様は2025年4月15日に開催された「kintone hive nagoya」で登壇されました。
社内でのkintone活用に加え、社外とのやり取りにもkintoneを活用することで、業務の効率化と情報共有の円滑化を実現されています。ぜひ、参考にしていただければと思います！！
kintone開発依頼の背景
社外とのやり取りをシステム化するにあたり、開発依頼を検討
もともと社内で活用していたkintoneを社外に対しての業務にも展開していきたいと考えていた。
しかし、BPO業務では、エンドユーザーとクライアントの間にデータセレクト様が介在しており、メールや電話でのやり取りなど業務が煩雑になっていた。さらに、クライアントによっては複雑なシステムが必要となるため、円滑な業務遂行に向けて改善を検討していた。
加えて、システム開発が属人化していたことから、将来的なリスクに備え、ベンダーに依頼して一元管理とリスク分散を図る方針を立てていた。
kintone開発依頼の目的
- システム開発担当者の属人化リスクの分散
- 作業の効率化
- 予約対応・問い合わせ対応の時間短縮
- クライアントへの情報共有をスムーズに
当社からのご提案＆ご利用サービス
アプリの構築・カスタマイズ
ご利用サービス
ご提案概要
kintoneで予約システムの実現を提案
- kintoneで健康診断の予約申込を管理し、空き状況が常に分かるように
- 予約申込をする独自フォームに表示する内容をkintoneのマスタで管理できるように
- 予約状況をリアルタイムで自動集計し、フォームに反映！また、クライアントへの報告資料もすぐに提出できるように
導入後の効果
業務効率の向上だけでなく、コスト削減やリスク軽減を実現！
- システム開発担当者の属人化リスクの分散
ウィルビジョンと二人三脚で開発を行うことで、システム詳細を知っている担当者が常に複数いる状態になり、属人化のリスクが分散された - 作業の効率化
予約フォームの項目や予約状況をkintoneで管理することで、情報がkintoneに一元化され、集計作業などの作業工数の大幅な削減につながった - 予約対応・問い合わせ対応の時間短縮
メールでやり取りを行う必要が無くなり、1回の対応時間の短縮につながった - クライアントへの情報共有をスムーズに
クライアントごとにスペースを設定し、kintone上で情報共有ができるようになり、やり取りにかかる時間の短縮につながった
ご担当者様からのひとこと
元々kintoneを利用していたからこそ、リアルタイムな予約枠の管理等をどのように行うのか、予約データの集計やステータス管理をどのように行うのか、イメージが湧きませんでしたが、
様々なノウハウのあるウィルビジョンさんならではのアイディアを駆使してシステムを実現していただきました。
kintoneを組み合わせたシステムを会社で利用することがきっかけで、社内で業務効率化、DXの浸透が進んだことにより、社内、社外問わず、業務の情報連携が随分と様変わりし、 今では弊社が業務効率化支援やkintone hive nagoyaに登壇するまでになり、とてもいいきっかけをいただきました。
当社担当より
健診予約の仕組みを検討される中で、kintoneと連携できるフォームサービスの利用を検討されていました。しかし、実現したいことや期待される効果・要望を踏まえた結果、今回は自前のWebフォームを構築するほうが、個人情報保護やセキュリティの観点からもより適しているという結論にいたり、ご提案をさせていただきました。
特に、本当にセキュリティ面で問題がないかや、こういうパターンや運用にどのように対応するか、といった疑問や不安については、複数回のお打合せで密に共有検討を進めました。その結果、データセレクト様に安心してご利用いただけるシステムを構築できたのではないかと感じています。
また、データセレクト様はもともと社内でkintoneを活用されていたこともあり、システムへの理解が深く、開発においても非常にスムーズな連携ができました。
現在も、基本的な運用や改修は内製で対応されており、ちょっとした技術的な相談や、プラグインの選定などについては、必要に応じて弊社をご活用いただいています。こうした柔軟な連携体制が、継続的な改善につながっていると感じています。
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